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Uso di email che si possono inviare ai contatti delle liste acquisite su Pagine Aziendali - Email di presentazione e richiesta consenso

La normativa consente, in ambito B2B, di inviare email di presentazione in cui chiedere il consenso a spedire comunicazioni promozionali, mentre, per poter spedire email di natura commerciale (offerte, promozioni, etc.), occorre aver ricevuto il consenso esplicito dal destinatario della comunicazione. Mentre sarà lecito inviare email che abbiano natura di presentazione dell’azienda con la richiesta di mandare future email promozionali.

Cosa deve contenere l’email di presentazione aziendale con richiesta consenso:
- il logo dell’azienda
- i dati identificativi aziendali del mittente (indirizzo, telefono, fax, email, sito web) che devono
- essere precisi, aggiornati e attivi (non in forma anonima, o mascherare indirizzi email)
- una descrizione dell’attività e/o dell’azienda ed il motivo per il quale si sta scrivendo
- la descrizione del prodotto e/o servizio che si vuole porre all’attenzione del lettore
- link alla homepage e/o alla pagina di dettaglio del prodotto/servizio
- l’informativa privacy
- link per disiscriversi dalla lista

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Cosa non deve invece contenere:
- Dettagli sui prezzi/corrispettivi della promozione, prodotti e/o servizi
- fotografie immagini dei prodotti
- sconti o riduzioni
- slogan commerciali
- allegati di posta

Informativa da inserire nell’email di presentazione
Informativa art. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 – GDPR – Nome Azienda  – Indirizzo, n°, Cap, Città (Provincia) – tel. +39 – titolare del trattamento – sta trattando i vostri dati (Ragione Sociale, indirizzo, telefono, fax se presente, indirizzo e-mail) provenienti da elenchi telefonici e/o altri elenchi pubblici, da materiale pubblicitario, da indagini di mercato. I dati in oggetto verranno utilizzati esclusivamente da Nome Azienda e dai suoi incaricati nell’ambito di ricerche di mercato, comunicazioni a vario titolo e per operazioni di richiesta via mail del consenso ad inviare comunicazioni promozionali. Il trattamento e la conservazione dei dati sono attuati adottando misure tecniche, procedurali ed organizzative finalizzate al rispetto della loro riservatezza. I riceventi hanno la possibilità di esercitare i diritti espressi negli art. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 fra i quali si ricorda, ad esempio, il diritto a richiedere la conferma dell’esistenza o meno dei dati che li riguardano, nonché l’aggiornamento, la rettifica, la cancellazione oppure, qualora abbiano interesse, l’integrazione degli stessi. Qui il link alla privacy-policy (inserire sempre il link alla pagina del tuo sito web in cui descrivi la Privacy Policy).

La richiesta di consenso può essere ripetuta nel tempo. Ovvero, si può richiedere più di una volta. Il tutto entro limiti ragionevoli dettati da logica e buonsenso. Per esempio se si tratta di un nuovo oggetto della promozione o se trascorso un discreto lasso di tempo dalla prima richiesta.

Si ricorda ancora una volta di inserire nella mail di richiesta consenso due bottoni:

Vai alla pagina modello di email di esempio

Si consiglia di inviare messaggi il più possibilmente leggeri e che permettano di essere scaricati in tempi brevi e accludere sempre le indicazioni per effettuare la procedura di rimozione dalla lista
E' ritenuta buona norma indicare già nel campo oggetto della e-mail il contenuto della comunicazione e il nome del mittente, inoltre, se si ritiene opportuno, rivolgerlo all'attenzione di un responsabile o un di settore al quale destinare la comunicazione.

Il messaggio non deve avere contenuto offensivo, osceno o comunque essere considerato lesivo del generale senso del pudore.
E' illegale diffondere comunicazioni inerenti prodotti vietati o non conformi alle predisposizioni di legge, e si consiglia la presa in visione delle leggi vigenti o la consulenza di esperti in merito a promozioni verso Paesi di cui non si conosce la disposizione verso il prodotto in oggetto.

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